Đây là kết luận của Khảo sát quản lý thông tin năm 2010 do Research Research và Symantec thực hiện, đã khảo sát 1.680 nhà quản lý CNTT và chuyên gia pháp lý doanh nghiệp ở 26 quốc gia / khu vực về cách họ quản lý thông tin kinh doanh quan trọng. .
87% số người được hỏi cho biết họ tin vào giá trị của kế hoạch lưu trữ thông tin chính thức, nhưng chỉ có 46% đơn vị thực hiện kế hoạch này. Kế hoạch này. Ngoài ra, rất ít trong số họ thực sự áp dụng chính sách của họ. Cuộc khảo sát cũng cho thấy ngay cả với các chính sách, quá nhiều công ty lưu trữ thông tin vô thời hạn. Công ty đã không thực hiện chiến lược cho phép họ xóa dữ liệu dư thừa một cách an toàn không còn được sử dụng, nhưng cho phép dữ liệu mở rộng không kiểm soát. — Cuộc khảo sát trình bày ba thực tế của quản lý thông tin doanh nghiệp ngày nay: có một khoảng cách giữa các mục tiêu của quản lý thông tin doanh nghiệp và hoạt động thực tế, và nhiều công ty sử dụng chúng không đúng cách. Các hệ thống sao lưu dữ liệu được sử dụng để lưu trữ thậm chí không thể giải thích lý do tại sao chúng lưu trữ tới 40% dữ liệu trên băng.
Suzie Tan, tổng giám đốc Symantec Vietnam, cho rằng khoảng cách này đang nhanh chóng mở rộng. Dữ liệu được lưu trữ tạo ra các bản sao lưu khó xác định, làm tăng nguy cơ kiện tụng và làm cho quá trình phục hồi tốn kém và không đủ. Hiệu quả làm cho các công ty phải đối mặt với nhiều vấn đề nghiêm trọng.
Kế hoạch quản lý thông tin toàn diện là rất quan trọng để quản lý hiệu quả lượng dữ liệu ngày càng tăng trong khi vẫn đảm bảo khả năng tìm và khôi phục thông tin cụ thể một cách nhanh chóng và dễ dàng. Tuy nhiên, do lo ngại rằng thông tin quan trọng sẽ bị xóa do nhầm lẫn, công ty không thể từ bỏ các phương pháp lưu trữ vĩnh viễn tất cả thông tin không cần thiết. Hiện tượng này đặc biệt phổ biến trong môi trường sao lưu, nơi các công ty chỉ bắt đầu lưu trữ dữ liệu khi cần thiết. Cách tiếp cận này cho thấy các công ty ít chú ý đến các kế hoạch lưu trữ hoặc quản lý các tài nguyên CNTT khác. Công ty sử dụng dữ liệu như một kho lưu trữ hơn là một công cụ để sao lưu trong trường hợp xảy ra thảm họa. –Ms Tan nói rằng việc quản lý thông tin sai có thể được sử dụng làm cơ sở pháp lý hay không là một vấn đề lớn đối với công ty. Hầu hết các công ty (70%) sử dụng hệ thống sao lưu dữ liệu để chuẩn bị thông tin này và hệ thống sao lưu không được thiết kế cho mục đích này. Khi 25% công ty giữ tất cả các bản sao lưu của các tệp và tài liệu pháp lý, tình hình sẽ nghiêm trọng hơn. Điều này dẫn đến 45% thông tin sao lưu đến từ đây.
Sao lưu dựa trên hệ thống và không phù hợp để lưu giữ thông tin pháp lý phải được giữ bởi các cá nhân. Đây là lý do tại sao công ty cần công nghệ lưu trữ để bổ sung sao lưu. Các tổ chức cũng phải khôi phục bản sao lưu để đạt được mục đích sử dụng và đáp ứng nhu cầu khắc phục thảm họa, đồng thời đáp ứng nhu cầu của người dùng cuối để tiến hành nghiên cứu, khám phá và điều tra thông qua lưu trữ và lưu trữ. Sao lưu được sử dụng để phục hồi dữ liệu chung và lưu trữ được sử dụng để phục hồi dữ liệu, được thực hiện bởi người dùng cuối và người dùng hợp pháp.
Cuộc khảo sát ứng dụng nghiên cứu trên cho thấy công ty đang bối rối về khái niệm lưu trữ và lưu trữ. Ví dụ, ba phần tư các bản sao lưu sẽ được lưu giữ vô thời hạn hoặc được sử dụng cho các mục đích hợp pháp. Đồng thời, 51% các công ty cấm nhân viên tạo bản sao lưu của riêng họ trên máy tính cục bộ hoặc ổ cứng. Tuy nhiên, 65% các công ty nói rằng người dùng cuối sẽ tiếp tục làm như vậy.
Một số nghiên cứu khác cũng cho thấy rằng việc lưu trữ sẽ tiếp tục tiêu thụ một phần lớn ngân sách CNTT của công ty trong năm nay. Trong một năm khác, ngân sách hầu như không thay đổi. Thật dễ dàng cho các công ty chi tiền để tăng dung lượng lưu trữ. Thực tế này có lịch sử chi phí một ngày cuối tuần để làm cho giai đoạn sao lưu ngày càng phổ biến. Đồng thời, thời gian phục hồi dữ liệu tồi tệ hơn. Thời gian cần thiết để khôi phục các bản sao lưu khổng lồ này sẽ khiến mọi thủ tục khắc phục thảm họa trở nên dễ dàng. Làm việc tại thời điểm đóc Với sự trợ giúp của nhiều thông tin và các công cụ không hợp lệ, việc đáp ứng nhu cầu phục hồi trở nên khó khăn hơn. Khi 1 GB dung lượng lưu trữ có thể chứa tới 100.000 email, các công ty dễ dàng phá sản vì chi phí luật sư để kiểm tra tất cả dữ liệu điện tử là rất cao. Thông thường, chi phí kiểm tra hồ sơ điện tử của luật sư là cao hơn 1500 lần so với việc lưu trữ dữ liệu.
Symantec cung cấp nhiều bước quan trọng. Công ty có thể từ bỏ kế hoạch bảo vệ dữ liệu hoặc “tải” lên kế hoạch lưu trữ thông tin hiệu quả và có lợi nhuận. Thông qua các bước này, các công ty có thể lấy lại quyền kiểm soát thông tin của họ và loại bỏ áp lực chi phí lưu trữ đắt đỏ, rủi ro dự phòng và kiện tụng cao.
Chỉ sao lưu dữ liệu trong 30 đến 60 ngày, sau đó xóa: lưu trữ thông tin dài hạn không được sao lưu và sao lưu không được sử dụng để lưu trữ và lưu trữ hợp pháp.
Lưu trữ tự động sau 30 đến 60 ngày: Vì lý do kinh doanh, luật hoặc quy định của công ty có thể tự động gán chính sách. Lưu trữ và xóa thông tin của họ. Chiến lược này sẽ được thực hiện bởi hệ thống nộp đơn. 46% các công ty có chiến lược lưu trữ (dựa trên báo cáo khảo sát ở trên) phải thực hiện các chiến lược này ngay lập tức. Chiến lược chưa được thực hiện được mô tả có thể gây ra rủi ro pháp lý.
Xóa dữ liệu dư thừa và có thể nhanh chóng bảo vệ độ tin cậy của dữ liệu: 30 đến 60 ngày dữ liệu sao lưu dữ liệu có nghĩa là các công ty có thể thực hiện sao lưu và khôi phục dữ liệu nhanh hơn xóa các bản sao lưu cũ mỗi tháng thay vì hàng năm. Đây là một lượng lớn lưu trữ dữ liệu và nó cũng là một phần của dữ liệu liên quan đến nợ mà công ty có thể xóa một cách an toàn và hợp pháp.
Tránh trùng lặp ở mọi nơi: Bắt đầu sử dụng công nghệ chống sao chép lưu trữ để triển khai công việc này từ ứng dụng nguồn, sau đó sao lưu môi trường và cố gắng triển khai công nghệ chống sao chép càng gần nguồn thông tin càng tốt, vì điều này sẽ giúp ích Giải phóng tài nguyên mạng, máy chủ và hệ thống lưu trữ. Cuối cùng, loại bỏ các cân nhắc trùng lặp trong quy trình truy xuất thông tin để tăng tốc quá trình đánh giá đầu tiên.
Truy xuất thông tin hiệu quả: Tìm kiếm, lưu giữ và đánh giá thông tin nhanh hơn và làm cho quá trình này trở thành một môi trường “mượt mà” hơn trong bản sao lưu. Điều này sẽ giúp giảm thiểu thời gian và chi phí đánh giá rủi ro pháp lý, giải quyết các cuộc điều tra nội bộ và giải quyết các vấn đề tuân thủ chính sách.
Ngăn ngừa mất dữ liệu: Doanh nghiệp phải triển khai công nghệ ngăn ngừa mất dữ liệu để giảm thiểu rủi ro rò rỉ dữ liệu và tuân thủ quy định và bảo vệ khách hàng, thương hiệu sản phẩm và quyền sở hữu trí tuệ của họ. Quản trị viên CNTT cũng phải tìm giải pháp để giúp phát hiện, giám sát và bảo vệ thông tin bí mật, đồng thời cung cấp quyền truy cập đầy đủ vào quyền sở hữu và quyền sử dụng thông tin.